Hồ sơ công việc được xem là tài liệu quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định lựa chọn ứng viên của các nhà tuyển dụng. Qua hồ sơ công việc, nhà tuyển dụng có được cái nhìn tổng quan về năng lực, kinh nghiệm và cách ứng viên trình bày thông tin cá nhân cũng như thành tích đã đạt. Hồ sơ công việc không chuẩn hoặc thiếu sót có thể khiến cơ hội nghề nghiệp của ứng viên bị hạn chế hoặc không thể cạnh tranh với các ứng viên khác. Đối với công ty, hồ sơ công việc còn dùng làm căn cứ tham khảo khi lên kế hoạch đào tạo, phát triển nhân sự. Việc xây dựng hồ sơ công việc kỹ càng giúp ứng viên thể hiện sự nghiêm túc, chuyên nghiệp và có trách nhiệm với sự nghiệp của mình. Chính vì vậy, việc đầu tư công sức để hoàn thiện hồ sơ công việc luôn được đánh giá cao, làm tăng cơ hội được mời trao đổi trực tiếp và nhận được lời mời làm việc. File tổng hợp sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý file và nhiều loại hồ sơ khác nhau trong một bảng tính duy nhất. Mẫu file Excel này sẽ được tổ chức dưới dạng một bảng, mỗi hàng đại diện cho một hồ sơ hoặc tài liệu và các cột sẽ chứa các trường thông tin cần thiết. File tổng hợp các loại hồ sơ trong doanh nghiệp. Mỗi hồ sơ công việc thành công đều xây dựng dựa trên sự kết hợp của nhiều yếu tố quan trọng và không thể thiếu. Trong đó, phần thông tin cá nhân bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email phải đảm bảo chính xác để tạo sự thuận tiện khi liên hệ. Mục trình độ học vấn cần đề cập rõ ràng, chính xác nơi đào tạo, chuyên ngành và thời gian học tập. Ngoài ra, vùng mô tả kinh nghiệm làm việc nên được trình bày theo thứ tự thời gian dựa trên vị trí đã từng đảm nhận, công ty làm việc và những nhiệm vụ chủ chốt. Các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cần được liệt kê, minh họa bằng ví dụ cụ thể để tăng tính thuyết phục trong hồ sơ công việc. Mục chứng chỉ, giải thưởng hoặc dự án tiêu biểu cũng góp phần xây dựng sự tin cậy từ phía nhà tuyển dụng. Việc trình bày hồ sơ công việc khoa học, logic giúp ứng viên tạo dấu ấn sâu đậm và tránh bị loại ngay từ vòng sơ tuyển. Theo tài liệu từ Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành năm 2011, hồ sơ công việc là một tập hoặc một văn bản có liên quan đến nhau, cùng về một nội dung, vấn đề, sự kiện và được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, vấn đề đó.
